DSGVO in der Softwareentwicklung: Privacy by Design in der Praxis

Datenschutz ist bei vielen Softwareprojekten ein Thema, das spät auf den Tisch kommt, meist kurz vor dem Start. Dann wird es teuer: Löschfunktionen, Zugriffsrechte oder eine andere Speicherung der Daten nachträglich einzubauen, kostet ein Vielfaches dessen, was es von Anfang an gekostet hätte. Dieser Artikel zeigt, welche Anforderungen die DSGVO an Software stellt und wie Sie sie von Beginn an berücksichtigen.

Hinweis: Dieser Artikel beschreibt die technische Umsetzung und ersetzt keine Rechtsberatung. Stimmen Sie Ihr Vorhaben mit Ihrem Datenschutzbeauftragten ab.

Datenschutz schützt die Rechte der Menschen, deren Daten Sie verarbeiten. Die Frage ist: Welche personenbezogenen Daten dürfen Sie überhaupt erheben, wofür und wie lange?

Datensicherheit schützt Daten jeder Art vor Verlust, Manipulation und unbefugtem Zugriff. Die Frage ist: Wie sorgen Sie technisch dafür, dass gespeicherte Daten vertraulich, unverändert und verfügbar bleiben?

Gute Software braucht beides. Die DSGVO verlangt ausdrücklich auch technische Sicherheitsmaßnahmen.

Personenbezogen sind alle Daten, die sich einer Person zuordnen lassen, direkt oder über Umwege. Neben Name, E-Mail-Adresse und Telefonnummer gehören dazu auch IP-Adressen, Gerätekennungen, Standortdaten oder eine Kundennummer. Besonders schutzwürdig sind Gesundheitsdaten, biometrische Daten oder Angaben zur Religion. Für sie gelten strengere Regeln.

Artikel 25 der DSGVO verlangt, Datenschutz schon bei der Konzeption einer Software zu berücksichtigen (Privacy by Design) und datenschutzfreundliche Voreinstellungen zu wählen (Privacy by Default). In der Praxis heißt das:

• Datensparsamkeit: Nur Daten erheben, die für den Zweck wirklich nötig sind.
• Zweckbindung: Für jede Datenart festlegen, wofür sie gebraucht wird.
• Speicherfristen: Festlegen, wann Daten gelöscht oder anonymisiert werden.
• Voreinstellungen: Optionale Funktionen wie Tracking oder Sichtbarkeit von Profilen sind standardmäßig aus.
• Pseudonymisierung: Wo möglich, mit Kennungen statt Klarnamen arbeiten, etwa in Auswertungen.

Viele Systeme können Daten speichern, aber nicht sauber löschen. Besonders bei Archiven und Backups fehlt oft eine Unterscheidung zwischen Daten, die aufbewahrt werden müssen, etwa Rechnungen, und Daten, die gelöscht werden dürfen und müssen.

Wie teuer das werden kann, zeigte 2019 der Fall der Deutsche Wohnen: Die Berliner Datenschutzbehörde verhängte ein Bußgeld von 14,5 Millionen Euro, unter anderem weil ein Archivsystem keine Löschung nicht mehr benötigter Mieterdaten vorsah. Das Verfahren beschäftigte danach mehrere Gerichte bis zum Europäischen Gerichtshof.

Planen Sie deshalb von Anfang an, welche Daten wie lange gespeichert werden und wie die Löschung technisch funktioniert, auch in Backups.

Moderne Software nutzt viele externe Dienste: Hosting, E-Mail-Versand, Analyse, Karten, KI. Für jeden Dienst, der personenbezogene Daten verarbeitet, brauchen Sie einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung. Bei Anbietern außerhalb der EU kommt die Frage der Datenübermittlung in Drittländer hinzu. Für die USA gibt es seit 2023 wieder einen Angemessenheitsbeschluss für zertifizierte Unternehmen, trotzdem ist ein Anbieter mit Servern in der EU meist die einfachere Wahl.

Besonders wichtig ist das beim Einsatz von KI-Diensten. Welche Pflichten hier zusätzlich entstehen, lesen Sie in unserem Artikel zu Schatten-IT durch KI, EU AI Act und DSGVO.

Zur DSGVO gehört auch Papier: das Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten, Verträge zur Auftragsverarbeitung, eine Beschreibung der technischen und organisatorischen Maßnahmen und bei riskanten Verarbeitungen eine Datenschutz-Folgenabschätzung. Wenn die Software sauber geplant ist, lässt sich diese Dokumentation weitgehend aus der Architektur ableiten.

Für Lernplattformen gelten zusätzliche Besonderheiten, etwa beim Betriebsrat und beim Tracking von Lernfortschritten. Mehr dazu im Artikel DSGVO-konforme Lernplattform.

Sie möchten wissen, wie Ihre bestehende Anwendung technisch dasteht? Ein Code-Audit ist ein guter Startpunkt. Wie wir dabei vorgehen, lesen Sie auf der Seite Software modernisieren.