Individualsoftware oder Standardsoftware? Vor- und Nachteile, Kosten und eine Entscheidungshilfe

Ob eine Standardsoftware reicht oder eine eigene Lösung entwickelt werden sollte, ist eine der ersten Fragen in fast jedem Digitalisierungsprojekt. Die Antwort hängt weniger von der Technik ab als davon, wie wichtig der betroffene Prozess für Ihr Geschäft ist. Dieser Artikel erklärt die Unterschiede, zeigt Stärken und Schwächen beider Wege und gibt Ihnen Kriterien für die Entscheidung an die Hand.

Individualsoftware wird für ein bestimmtes Unternehmen und seine Abläufe entwickelt. Funktionen, Bedienung und Schnittstellen richten sich nach Ihren Prozessen, nicht umgekehrt. Standardsoftware dagegen wird für viele Kunden gebaut und lässt sich nur im Rahmen der vorgesehenen Einstellungen anpassen. Typische Beispiele sind Office-Programme, Buchhaltung, E-Mail oder ein Newsletter-Tool.

Dazwischen gibt es Mischformen: eine Standardsoftware als Basis, ergänzt um eigene Module, Apps oder Schnittstellen. In der Praxis ist das oft die wirtschaftlichste Lösung.

Für Prozesse, die in allen Unternehmen ähnlich ablaufen, lohnt sich keine Eigenentwicklung. Buchhaltung, Lohnabrechnung, E-Mail oder Textverarbeitung sind ausgereift und günstig als Standard zu haben. Auch wenn ein Markt viele gute Anbieter hat und Ihre Anforderungen dort vollständig abgedeckt sind, ist Standardsoftware meist der schnellere und günstigere Weg.

• Der Prozess ist Ihr Wettbewerbsvorteil. Wenn Sie etwas anders machen als der Wettbewerb, sollte die Software das abbilden, statt es zu verwässern.
• Standardsoftware funktioniert nur mit Umwegen. Excel-Listen neben dem System, doppelte Eingaben, Medienbrüche.
• Tiefe Integration ist nötig. Anbindung an ERP, Maschinen, Sensoren oder ein Altsystem, für die es keine fertige Schnittstelle gibt.
• Viele Nutzer, hohe Lizenzkosten. Ab einer gewissen Nutzerzahl rechnet sich eine eigene Lösung ohne Kosten pro Kopf.
• Ein neues digitales Produkt. Eine App oder Plattform, die Sie Ihren Kunden anbieten, gibt es naturgemäß nicht von der Stange.

Für Rehm Schweißtechnik haben wir eine App entwickelt, die per Bluetooth mit den Schweißgeräten kommuniziert. Kunden können Geräte selbst diagnostizieren und Software-Updates vom Smartphone aus einspielen, die Service-Einsätze gingen um 60 % zurück. Eine solche Anbindung an die eigene Hardware gibt es als Standardsoftware nicht.

Bei WERU haben wir die Freimeldung von Gestellen in der Logistik digitalisiert. Mit drei Klicks und einem Barcode-Scan ist ein Gestell im SAP-System freigemeldet, die Prozesszeit sank um 75 %, die Fehlerquote um 95 %. Die App bildet genau den Ablauf des Unternehmens ab und ist direkt an das bestehende SAP angebunden.

Und mit der Marktplatz-App Blepi, die Tierbesitzer und Tierbetreuer zusammenbringt, ist ein ganz neues Geschäftsmodell entstanden, inklusive automatisierter Bezahlprozesse. Weitere Projekte finden Sie in unseren Referenzen.

Die Kosten hängen von Umfang, Schnittstellen und Komplexität ab. Zur Orientierung aus unseren Projekten: Ein fokussiertes erstes Produkt, etwa eine mobile App oder ein internes Werkzeug, liegt meist zwischen 10.000 € und 25.000 €. Umfangreiche Plattformen mit vielen Rollen und Integrationen kosten entsprechend mehr.

Für einen fairen Vergleich mit Standardsoftware sollten Sie mehrere Jahre betrachten: Lizenzen pro Nutzer, Kosten für Anpassungen, Zeitverlust durch Umwege auf der einen Seite, Entwicklung, Wartung und Hosting auf der anderen. Mit unserem ROI-Kalkulator können Sie grob abschätzen, was eine Automatisierung einspart.

Beginnen Sie mit dem Teil, der den größten Nutzen bringt, und erweitern Sie danach. Ein Prototyp zeigt früh, ob die Idee trägt, bevor größere Budgets fließen.

Arbeit in Sprints von zwei Wochen mit regelmäßig lauffähigen Zwischenständen verhindert, dass am Ende etwas herauskommt, das niemand so wollte. Änderungen lassen sich einplanen, statt sie als Störung zu behandeln. Mehr dazu im Artikel über Anforderungsmanagement in agilen Projekten.

Anmeldung, Rechteverwaltung oder Benachrichtigungen muss niemand neu erfinden. Wer etablierte Open-Source-Technologien und erprobte Komponenten nutzt, spart Zeit und hält die Software für andere Entwickler verständlich.

Der Quellcode sollte Ihnen gehören, mit Zugang zum Repository. Automatisierte Tests und eine automatisierte Auslieferung (Continuous Integration) sorgen dafür, dass neue Funktionen nicht Bestehendes kaputt machen.

Sie überlegen, ob sich für Ihr Vorhaben eine eigene Lösung lohnt? Auf unserer Seite zur individuellen Softwareentwicklung zeigen wir, wie wir vorgehen. Im kostenlosen Erstgespräch sagen wir Ihnen auch, wenn eine Standardlösung besser passt.