Workflow-Automatisierung: Geschäftsprozesse erkennen, automatisieren und messen

In vielen Unternehmen stecken täglich Stunden in Aufgaben, die immer gleich ablaufen: Daten von einer Mail in eine Tabelle übertragen, Freigaben per Zuruf einholen, Stundenzettel abtippen. Workflow-Automatisierung nimmt Ihren Mitarbeitern genau diese Routine ab. Dieser Artikel zeigt, welche Prozesse sich eignen, welche Werkzeuge es gibt und wie Sie Schritt für Schritt vorgehen.

Ein Workflow ist eine feste Abfolge von Schritten, zum Beispiel: Anfrage kommt rein, wird geprüft, ein Angebot entsteht, jemand gibt frei, das Angebot geht raus. Automatisierung heißt, dass Software diese Schritte ganz oder teilweise übernimmt: Daten werden automatisch übertragen, Aufgaben landen bei der richtigen Person, Erinnerungen gehen von selbst raus.

Das Ziel ist nicht, Menschen zu ersetzen, sondern ihnen die Zeit für die Arbeit zurückzugeben, die wirklich Wissen und Urteilsvermögen braucht.

Gute Kandidaten erkennen Sie an diesen Merkmalen:

• Häufig: Der Ablauf passiert täglich oder wöchentlich.
• Regelbasiert: Die Entscheidungen folgen festen Regeln.
• Fehleranfällig: Abtippen und Kopieren führen zu Tippfehlern und vergessenen Schritten.
• Systembrüche: Daten wandern zwischen Mail, Excel, ERP und Papier hin und her.

Typische Beispiele sind Zeiterfassung und Abrechnung, Rechnungseingang, Bestellungen, Freigaben, Onboarding neuer Mitarbeiter und die Weitergabe von Anfragen an den Vertrieb.

Tools wie n8n, Make oder Microsoft Power Automate verbinden bestehende Anwendungen über fertige Bausteine. Sie eignen sich gut, wenn Ihre Systeme Schnittstellen haben und der Ablauf überschaubar ist. n8n lässt sich zudem auf eigenen Servern betreiben, was beim Datenschutz hilft.

Wenn es für einen Prozess noch gar keine passende Anwendung gibt, etwa eine App für Mitarbeiter im Außendienst oder in der Halle, oder wenn mehrere Systeme eng zusammenspielen müssen, ist eine individuell entwickelte Lösung oft der bessere Weg. Sie bildet den Ablauf genau so ab, wie er gebraucht wird.

Stundenzettel-App für SiMaNet: Statt Papierzetteln mit unleserlichen Handschriften und fehlenden Kundenunterschriften erfassen die Mitarbeiter ihre Zeiten digital, inklusive Unterschrift. Die Buchhaltung greift direkt darauf zu. Das Ergebnis: rund 15 Stunden weniger Aufwand pro Monat und etwa 90 Prozent weniger Fehler. Zur Referenz

Logistikprozesse bei WERU: Die Freimeldung von Gestellen war umständlich und führte zu Fehlbuchungen. Mit einer App geht sie jetzt in drei Klicks, die Prozesszeit sank um rund 75 Prozent. Zur Referenz

1. Prozesse sammeln: Wo verlieren Ihre Mitarbeiter Zeit mit Routine? Fragen Sie die Menschen, die die Arbeit machen.
2. Priorisieren: Beginnen Sie mit einem Prozess, der häufig vorkommt und bei dem sich der Nutzen gut messen lässt.
3. Ablauf aufzeichnen: Jeder Schritt, jede Ausnahme, jedes beteiligte System.
4. Klein starten: Eine erste Version automatisiert den Kern, Sonderfälle folgen später.
5. Messen: Zeitaufwand und Fehler vorher und nachher vergleichen, dann den nächsten Prozess angehen.

Sie möchten wissen, welche Ihrer Abläufe sich automatisieren lassen? Auf unserer Seite Prozesse digitalisieren zeigen wir, wie wir dabei vorgehen.