Software für Bildungsträger, individuell entwickelt
Eine Software für Bildungsträger bündelt Teilnehmerverwaltung, Kurse, Klassenbuch, Anwesenheit, Rechnungen und AZAV-Nachweise in einem System. Wir entwickeln sie nach Ihren Abläufen als Webanwendung, DSGVO-konform in Deutschland oder der EU gehostet. Der Quellcode gehört Ihnen.
- Teilnehmerakte mit Bildungsgutschein und Finanzierungsart
- Digitales Klassenbuch und Anwesenheit mit Unterschrift
- Rechnungen, Raten und Mahnwesen in einem Ablauf
- Datenübernahme aus Ninox, Access oder Excel
- umgesetzte Projekte seit 2015
- 100+
- umgesetzte Projekte seit 2015
- Quellcode und Software gehören Ihnen
- Ihr Code
- Quellcode und Software gehören Ihnen
- Hosting DSGVO-konform oder auf Ihrer eigenen Infrastruktur
- DE/EU
- Hosting DSGVO-konform oder auf Ihrer eigenen Infrastruktur
- aus 14 Google-Bewertungen
- 4,9★
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Das Problem
Woran Sie merken, dass Ihre Verwaltung ein eigenes System braucht
Sechs Situationen, die Bildungsträger in der Weiterbildung gut kennen. Je mehr davon Sie wiedererkennen, desto mehr Zeit kostet Sie die heutige Lösung jeden Monat.
Die Datenbank ist mitgewachsen, aber nicht mehr tragfähig
Was als Ninox-, Access- oder Excel-Lösung begann, trägt heute Teilnehmende, Kurse und Rechnungen. Jede neue Anforderung wird zum Umbau mit ungewissem Ausgang.
Anwesenheit auf Papier
Anwesenheitslisten werden ausgedruckt, unterschrieben, eingescannt und abgetippt. Die Quote für den Kostenträger rechnet jemand am Monatsende von Hand aus.
Bildungsgutscheine abtippen
Daten aus dem Erstgespräch stehen schon im System und werden trotzdem noch einmal in Formulare übertragen. Jeder Tippfehler kostet später Zeit bei der Abrechnung.
Audit-Vorbereitung als Suchaktion
Vor dem AZAV-Audit werden Nachweise aus Ordnern, Postfächern und Laufwerken zusammengesucht. Ob eine Akte vollständig ist, weiß niemand auf einen Blick.
Raten und Teilzahlungen in Excel
Selbstzahler zahlen in Raten, Arbeitgeber übernehmen Teile, Gutschriften werden verrechnet. Den Überblick über offene Posten hält eine Tabelle, die nur eine Person versteht.
Alles hängt an einer Person
Die bestehende Lösung hat ein Kollege gebaut, der als Einziger weiß, wie sie funktioniert. Fällt er aus, steht die Verwaltung.
Die Module
Alles, was ein Bildungsträger verwaltet, in einem System
Sie wählen die Module, die Sie brauchen, und starten mit dem wichtigsten. Jedes Modul ist im Angebot einzeln ausgewiesen, damit Sie Umfang und Reihenfolge selbst steuern.
Teilnehmerverwaltung mit digitaler Akte
Stammdaten, Anhänge, Erstgespräch und Befragung als PDF, Finanzierungsart von Selbstzahler über Arbeitgeber bis Bildungsgutschein.
Bildungsgutschein und Kostenträger
Gutscheindaten aus der Akte übernehmen, eingescannte Formulare automatisch befüllen und Fristen im Blick behalten.
Maßnahmen, Kurse und Prüfungen
Curricula, Stundenpläne, Dozenten und Maßnahmenummern zentral gepflegt, dazu Prüfungstermine und Zertifikate aus Vorlagen mit eigenem Nummernkreis.
Digitales Klassenbuch
Wird aus Stundenplan und Anwesenheit automatisch befüllt, mit PDF-Export und Archiv aller Kurse.
Anwesenheit mit digitaler Unterschrift
Erfassung per Tablet oder Smartphone im Kursraum, Anwesenheitsquote je Teilnehmenden und Listen für den Kostenträger auf Knopfdruck.
Rechnungen und Mahnwesen
Positionen, Rabatte, Ratenzahlung, Teilzahlungen, Storno und Gutschrift, PDF nach DIN 5008 und E-Mail-Versand. Mahnungen automatisch oder manuell.
AZAV und Qualitätsmanagement
Checklisten je Maßnahme, Vollständigkeitsampel für Akten, QM-Dokumente und ein Export aller Nachweise für das Audit.
Kunden, Kooperationspartner und Vertrieb
Einrichtungen und Ansprechpartner, Kontaktprotokoll, Angebote als PDF, Pipeline für Interessenten und Provisionsabrechnung.
Personal, Kalender und Dashboard
Aufgaben, Urlaubsplanung, Personalakten und ein Dashboard mit den Kennzahlen, die Ihre Geschäftsführung wirklich braucht.
Datenübernahme
Raus aus Ninox, Access oder Excel, ohne Datenverlust
Viele Bildungsträger arbeiten mit einer Lösung, die über Jahre gewachsen ist. Sie ist wertvoll: Tabellen, Felder und Formulare zeigen, wie Ihre Verwaltung wirklich arbeitet. Darauf bauen wir auf.
- Bestand analysieren: Tabellen, Verknüpfungen, Formeln und Skripte
- Neues Datenmodell, in dem Beziehungen sauber abgebildet sind
- Übernahme in mehreren Testläufen, mit Prüfung der Datenqualität
- Kurzer Parallelbetrieb, dann Umstellung ohne Stillstand
Referenzen
Projekte aus Bildung und Verwaltung
Eine Lernplattform für Mediziner, eine papierlose Zeiterfassung mit digitaler Unterschrift und ein Simulator für den Wissenstransfer einer Universität. Eine Auswahl unserer Projekte.
Standard oder individuell
Wann sich eine eigene Software für Bildungsträger lohnt
Keine Glaubensfrage. Für reine Kursbuchung gibt es gute Standardprodukte. Sobald Förderung, Nachweise und Abrechnung ineinandergreifen, passt Standard oft nur mit Umwegen.
Seminarsoftware reicht, wenn …
- Sie Kurse anbieten und buchen lassen, ohne geförderte Maßnahmen
- eine Finanzierungsart pro Teilnehmenden genügt
- Anwesenheit und Klassenbuch nicht zentral für die Abrechnung sind
- Ihre Abläufe dem Standard einer Seminarsoftware folgen
Individuell lohnt sich, wenn …
- Bildungsgutschein, Arbeitgeber und Selbstzahler nebeneinander laufen
- Anwesenheit, Klassenbuch und AZAV-Nachweise zusammenspielen müssen
- Rechnungen mit Raten, Teilzahlungen und Gutschriften die Regel sind
- eine gewachsene Ninox-, Access- oder Excel-Lösung abgelöst werden soll
Angebot und Kosten
Was in unserem Angebot steht
Ein erster produktiver Umfang liegt meist bei 10.000 bis 25.000 €, Webanwendungen und Plattformen beginnen bei 25.000 €. Ein vollständiges Verwaltungssystem kalkulieren wir individuell, transparent und bevor die Entwicklung startet.
- Aufschlüsselung nach Modulen, damit Sie Umfang und Reihenfolge selbst steuern
- Zeitplan mit Meilensteinen und einem ersten produktiven Umfang, mit dem Ihr Team früh arbeitet
- Der Quellcode gehört Ihnen, Sie sind an keinen Anbieter gebunden
- Hosting in Deutschland oder der EU oder auf Ihrer eigenen Infrastruktur, DSGVO-konform mit Vertrag zur Auftragsverarbeitung
- Datenübernahme aus Ihrem Bestandssystem und automatische Backups
- Wartung und Support als eigener, klar beschriebener Vertrag
Ablauf
So entsteht Ihre Verwaltungssoftware.
Von der Analyse Ihres Bestands bis zum laufenden Betrieb, in klaren Etappen.
1AnalyseAbläufe und Bestand verstehen
Wir gehen Ihre Abläufe von der Anmeldung bis zum Zertifikat durch und sehen uns die bestehende Datenbank an. Ihre Tabellen und Formulare sind das beste Lastenheft.
2KonzeptModule und Angebot festlegen
Sie erhalten ein Angebot, aufgeschlüsselt nach Modulen, mit Zeitplan und Meilensteinen. Gemeinsam legen wir fest, womit Sie starten.
3EntwicklungEntwickeln in Etappen
Modul für Modul entsteht die Software, mit sichtbarem Fortschritt in jedem Sprint. Ihr Team testet früh mit echten Abläufen.
4MigrationDaten übernehmen und umstellen
Testläufe der Datenübernahme, kurzer Parallelbetrieb, dann die Umstellung. Ihr altes System bleibt bis zur Freigabe unangetastet.
5BetriebBetrieb und Weiterentwicklung
Hosting, Backups, Updates und Support aus einer Hand. Neue Anforderungen, etwa durch geänderte Förderrichtlinien, setzen wir gezielt um.
Das Team
Ein festes Team für Ihr System.
Hinter jedem Projekt steht bei uns ein festes Team aus Entwicklern, Designern und Projektleitung, keine wechselnden Freelancer. Seit über zehn Jahren entwickeln wir Software für den Mittelstand, mit über 100 umgesetzten Projekten.
Sie haben einen festen Ansprechpartner, der Ihre Abläufe kennt, auch nach dem Go-Live. So hängt Ihre Verwaltung nicht mehr an einer einzelnen Person im Haus.
Kundenstimmen
Was unsere Kunden sagen
„Kompetent, verlässlich, menschlich! Die Zusammenarbeit mit Codana ist ein Traum. Man wird abgeholt, lösungsorientiert beraten und stets über den neuesten Stand des Projektfortschritts informiert. All das geschieht mit einem Serviceverständnis und einer menschlichen Wärme, wie sie in der Branche selten zu finden sind. Es ist spürbar, dass das Unternehmen auf langfristige Zusammenarbeit, nachhaltigen Einsatz neuester Innovationen und nicht auf schnellen Profit ausgerichtet ist.“
„Die Zusammenarbeit und Entwicklung einer KI Anwendung mit Codana war super persönlich und professionell. Ich habe mich zu jeder Zeit gut beraten und betreut gefühlt.“
„Durch den FarmerSpace Spot-Applikation Simulator ist der Wissenstransfer in unserem Forschungsprojekt jetzt noch spannender, interaktiver und individueller.“
Vertiefen Sie das Thema
Rund um Ihre Verwaltungssoftware
Je nach Ziel führt der Weg in eine dieser Leistungen oder Ratgeber.
Individuelle Softwareentwicklung
Die Dach-Leistung: wann sich eigene Software statt Standard rechnet, mit Kosten und Build vs. Buy.
Mehr dazuLösungIndividuelles CRM
Kunden, Kontakte und Vertrieb in einem System, das zu Ihren Abläufen passt.
Mehr dazuLösungLernplattform und LMS
Schulungen, Lernpfade und Nachweise digital, wenn zur Verwaltung auch das Lernen gehört.
Mehr dazuLeistungBestehende Software modernisieren
Wie gewachsene Altsysteme schrittweise abgelöst werden, ohne den Betrieb zu gefährden.
Mehr dazuRatgeberCRM: Individualsoftware oder Standard?
Die Entscheidung zwischen eigener Software und Standardprodukt, nüchtern durchgerechnet.
Mehr dazuRatgeberDSGVO-konforme Lernplattform
Hosting, Rollen und Löschkonzept: Datenschutz bei Teilnehmerdaten richtig umsetzen.
Mehr dazuVerwaltungssoftware für Bildungsträger
Eine Software, die zu Ihrer Weiterbildung passt
Bildungsträger in der beruflichen Weiterbildung verwalten weit mehr als Kurse. Teilnehmende kommen über den Bildungsgutschein, über den Arbeitgeber oder als Selbstzahler. Für jede Finanzierungsart gelten andere Unterlagen, Fristen und Rechnungswege. Dazu kommen Anwesenheitsnachweise, das Klassenbuch, Prüfungen und die Nachweise für die AZAV-Zertifizierung.
Eine individuelle Verwaltungssoftware führt diese Fäden zusammen. Die Teilnehmerakte kennt Finanzierung, Anwesenheit und offene Posten, das Klassenbuch füllt sich aus dem Stundenplan, und vor dem Audit zeigt eine Ampel, welche Akten vollständig sind. Weil die Software für Ihre Abläufe gebaut ist, passen Sie nicht Ihre Arbeit an ein Produkt an.
Die Software für Bildungsträger ist Teil unserer individuellen Softwareentwicklung. Wir entwickeln sie als Webanwendung im Browser, auf Wunsch mit einer App für Dozenten im Kursraum. Gehört auch das Lernen dazu, verbinden wir die Verwaltung mit einer Lernplattform. Kontakte zu Einrichtungen und Kooperationspartnern pflegen Sie in einem CRM, das zu Ihrem Vertrieb passt.
Zuletzt aktualisiert:
Häufige Fragen
Häufige Fragen zur Software für Bildungsträger
Das hängt vom Umfang ab. Ein erster produktiver Umfang, zum Beispiel Teilnehmerverwaltung mit Kursen und Anwesenheit, liegt meist bei 10.000 bis 25.000 €. Webanwendungen und Plattformen beginnen bei 25.000 €. Ein vollständiges Verwaltungssystem mit Rechnungswesen, Mahnwesen, AZAV-Modul und Vertrieb kalkulieren wir individuell und schlüsseln das Angebot nach Modulen auf.
Ja. Bei individueller Entwicklung gehört der Quellcode Ihnen. Sie sind nicht an uns gebunden und können die Software auch mit einem anderen Dienstleister weiterentwickeln.
In Deutschland oder der EU, auf Wunsch auch in der Schweiz oder in Österreich, oder auf Ihrer eigenen Infrastruktur. Der Betrieb ist DSGVO-konform mit Vertrag zur Auftragsverarbeitung, Rollen und Rechten, Protokollierung und automatischen Backups.
Ja. Wir analysieren Tabellen, Felder und Verknüpfungen Ihrer bestehenden Lösung, exportieren die Daten und bauen die Beziehungen im neuen Datenmodell sauber auf. Die Übernahme testen wir in mehreren Läufen, bevor umgestellt wird. Ihr bisheriges System läuft bis zur Freigabe weiter.
Die Software bildet Ihre Nachweise ab: Checklisten je Maßnahme, eine Vollständigkeitsampel für Teilnehmerakten, QM-Dokumente und einen Export aller Unterlagen für das Audit. Die Zulassung selbst erteilt Ihre fachkundige Stelle. Welche Nachweise sie verlangt, stimmen wir mit Ihrem Qualitätsmanagement ab.
Ja, das ist umsetzbar. Die Daten aus der Teilnehmerakte werden in das eingescannte Formular übertragen, die Feldpositionen legen Sie einmalig in einem Editor fest. So entfällt das doppelte Abtippen.
Ja, und das empfehlen wir meistens. Viele starten mit Teilnehmerverwaltung, Kursen und Anwesenheit und ergänzen Rechnungswesen, AZAV-Modul oder Vertrieb in weiteren Etappen. So arbeitet Ihr Team früh mit dem neuen System.
Wenn eine Standardsoftware zu Ihren Abläufen passt, sagen wir Ihnen das im Erstgespräch. Individuell lohnt sich, wenn geförderte Maßnahmen, mehrere Finanzierungsarten, Ratenzahlung und AZAV-Nachweise zusammenspielen und Sie Ihre Prozesse nicht an ein Produkt anpassen wollen.
Über einen eigenen Wartungsvertrag: Hosting, Sicherheitsupdates, Backups und Support, dazu Weiterentwicklung nach Bedarf. Die Konditionen stehen transparent im Angebot.
Sprechen wir über Ihre Verwaltung.
Im kostenlosen Erstgespräch gehen wir Ihre Abläufe und Ihre bestehende Lösung durch und sagen Ihnen ehrlich, welcher Weg sich lohnt.
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