Automatisierung und Integration des Anforderungsmanagements

Warum die Automatisierung und Integration des Anforderungsmanagements in die Prozesse der Softwareentwicklung essenziell für eine hohe Kundenzufriedenheit sowie zeitliche und monetäre Faktoren sind, erfahren Sie in diesem Beitrag. Warum die Automatisierung und Integration des Anforderungsmanagements in die Prozesse der Softwareentwicklung essenziell für eine hohe Kundenzufriedenheit sowie zeitliche und monetäre Faktoren sind, erfahren Sie in diesem Beitrag.

Seitens der Stakeholder kommen ebenso häufig Rückfragen von Softwareentwicklern wie „Haben Sie bezüglich des Features XY noch einige Informationen für mich?“ oder „Welche Priorität hat Ihre Anfrage und soll diese im Meilenstein XY berücksichtigt werden?“.

Dieser Sachverhalt zeigt das Konfliktpotenzial bezüglich der Kommunikation zweier Parteien auf, die miteinander agieren und dasselbe Ziel verfolgen, jedoch häufig unterschiedliche Vorstellungen vom Zielzustand besitzen. Hinsichtlich dieser Thematik wird die Komplexität, die mit dem Anforderungsmanagement in der Softwareentwicklung einhergeht, deutlich erkennbar.

Im ersten Teil dieser Serie, haben wir die Ansätze für ein erfolgreichesAnforderungsmanagement im Rahmen der agilen Softwareentwicklungbeschrieben. Dabei haben wir alle wichtigen Aspekte des Anforderungsmanagements[1]aufgedeckt und beschrieben. Die Softwareentwicklung und insbesondere die darin eingebetteten Phasen, bilden eine komplexe Prozesslandschaft und ein Netzwerk von miteinander interagierenden Beteiligten, das förmlich nach Transparenz und Automatisierung schreit. Daher widmen wir uns in den folgenden Kapiteln der Automatisierung und Integration des Anforderungsmanagements in die Prozesse der Softwareentwicklung.

In den letzten Jahren haben wir großen Wert darauf gelegt das Know-How unserer Teammitglieder aus den Bereichen Wirtschaftsinformatik, Informatik und Software Engineering so zu nutzen, dass daraus wertvolle Prozesse, IT-Infrastrukturen und Strategien hervorgegangen sind, die uns in der heutigen Zeit zu Vorreitern der Digitalisierung in Baden-Württemberg machen.

Hieraus ist unter anderem das nachfolgende Modell entstanden, welches unsere Strategie für eine erfolgreiche Automatisierung und Integration des Anforderungsmanagements in die Prozesse der Softwareentwicklung ermöglicht.

Wir möchten unsere Vorgehensweise in den folgenden Kapiteln und unter Berücksichtigung unseres Modells für Sie erläutern.

Wir legen großen Wert auf sichere und anlassbezogene Kommunikationswege mit unseren Stakeholdern. Besonders wichtig ist uns dabei, dass wir eine sehr kleine Anzahl von verlässlichen Tools nutzen und eine Kommunikationsinfrastruktur nutzen, welche die Integration der Kundenkorrespondenz und Kundenanforderungen mit Hilfe von Automatisierung in unsere Entwicklungsprozesse ermöglicht. Daher bieten wir unseren Kunden dedizierte HelpDesk-Anwendungen für Ihre Projekte an, die nur für sie zugänglich sind.

Den Nutzern stehen auf der HelpDesk-Plattform anlassbezogene Optionen zur Verfügung, über die sie ihre Anfrage einreichen können. Um lange Kommunikationswege und Rückfrageschleifen zu vermeiden, haben wir unsere Supportanwendung so gestaltet, dass die von uns benötigten Informationen direkt abgefragt und vom Kunden ausgefüllt werden können. So stellen wir sicher, dass Stakeholder ihreAnforderungen ganzheitlich formulierenkönnen und unserem Entwicklerteam die notwendigen Informationen sofort zur Verfügung stehen. Diese Informationen beinhalten unter anderem eine User-Story, die Priorität, einen zeitlichen Rahmen und die Möglichkeit Anhänge hinzuzufügen.

Der Mehrwert, welcher sich daraus ergibt, ist, dass die Anfrage automatisch in unserer Entwicklungs- und Projektmanagement-Umgebung als Ticket erscheint und der Stakeholder jederzeit den Status seiner Frage einsehen kann. Dies beinhaltet ebenfalls den sich verändernden Status der Anfrage während der Phasen des Softwareentwicklungsprozesses. Diese Zwei-Wege-Synchronisation ermöglicht es, dass unsere Entwickler bei Rückfragen direkt über das Ticket mit unserem Kunden kommunizieren können.

Dadurch optimieren wir das Kundenerlebnis mit Hilfe der Automatisierung und Integration des Anforderungsmanagements insofern, dass wir trotz des hohen Automatisierungsgrades dennoch Nähe und Transparenz schaffen und die Korrespondenz mit unseren Kunden digitalisieren können.

Mit der Digitalisierung und der Automatisierung von Prozessen gehen oftmals Aspekte wie die Nähe und direkte Kommunikation zwischen Kunden und Auftragnehmern verloren. Auf der anderen Seite nehmen eine hohe Anzahl von Meetings viel Zeit und somit Geld in Anspruch. Wir setzen auf eine hybride Vorgehensweise in der wir die Nähe in Form weniger Meetings, die in die Entwicklungsprozesse und das Anforderungsmanagement eingebettet sind, zu einem angemessenen Grad gewährleisten.

Daher gleichen wir die in unserem Entwicklungs- und Projektmanagement-Tool gesammelten Anforderungen unserer Stakeholder mit Ihnen in einem Meeting ab, bestimmen in diesem Rahmen nochmals die Priorität sowie Zeitplanung, und klären in diesem Zuge, ob die Anforderungen von uns richtig verstanden wurden. Dadurch können spätere Projektrisiken sowie zusätzlicher Kosten- und Zeitaufwand vermieden werden.

Wir leben unsere Softwareentwicklungsprozesse nach der Methode Scrum und arbeiten daher in Sprints. Nachdem die Anforderungen gemeinsam mit den Stakeholdern validiert und zeitlich eingeplant wurden, werden die Aufgabenpakete entsprechend der Roadmap in den Sprint eingeplant.

Der Stakeholder wird im Rahmen unserer Strategie für das Anforderungsmanagement über die HelpDesk-Anwendung automatisch über den Status seiner Anfrage informiert. Dieser hohe Grad an Automatisierung und Integration in die Prozesse der Softwareentwicklung ermöglicht es uns, den Fokus voll und ganz auf eine qualitativ hochwertige Entwicklung des Produkts zu setzen und dabei gleichzeitig in der Lage zu sein, den Kunden stets auf dem aktuellen Informationsstand zu halten – und das in Echtzeit.

Während des Softwareentwicklungsprozesses wird, je nach Entwicklungsphase, das Ticket des Kunden automatisch aktualisiert. Dadurch sieht ein Stakeholder beispielsweise, ob sich das Status „in Entwicklung“ oder „in Review“ befindet. Unsere Entwickler profitieren mit Hilfe der Zwei-Wege-Synchronisation von der Zeitersparnis, da keine separate Meldung an den Stakeholder erfolgen muss und auf der anderen Seite entsteht Transparenz und Nachvollziehbarkeit unserer Entwicklungstätigkeiten für unsere Kunden. Bestehen Rückfragen oder Ergänzungen seitens der Stakeholder, können diese mit Hilfe der Kommentarfunktion Informationen hinzufügen, welche dann in Echtzeit beim Entwickler eingehen. So ist eine Zuordnung von Informationen zur entsprechenden Anforderung automatisch möglich und ein Verlust von Informationen kann vermieden werden. Insbesondere in diesem Kontext machen sich die Mehrwerte der Automatisierung und Integration des Anforderungsmanagements in die Prozesse der Softwareentwicklung bemerkbar.

Wie genau wir innerhalb unseres Entwicklungsprozesses und insbesondere nach Scrum vorgehen, erfahren Siehier.

Ist die Entwicklung eines Features oder Anforderung abgeschlossen, wird ein Stakeholder erneut mit Hilfe des Status und der Zwei-Wege-Synchronisation unserer Systemlandschaft darüber informiert. Anschließend können Kunden durch praktische Anwendung überprüfen, ob ihre Anforderungen erfüllt wurden. Ist dies der Fall, endet der Prozess für diese Anforderung.

Ist ein Stakeholder noch nicht zufrieden mit der Umsetzung der Anforderung, kann das Ticket erneut eröffnet und mit entsprechenden Hinweisen versehen werden. Anschließend beginnt der Prozess für die Anforderung, wie im obigen Schaubild dargestellt, erneut.