Legacy-Systeme ablösen: Bestandsaufnahme und Planung vor der Modernisierung

Fast jedes Unternehmen hat sie: Software, die seit Jahren läuft, für das Geschäft wichtig ist und trotzdem niemand mehr gern anfasst. Wer ein solches Altsystem ersetzen oder modernisieren will, sollte nicht mit der neuen Technik beginnen, sondern mit einer gründlichen Bestandsaufnahme. Dieser Artikel zeigt, was dazugehört, welche Strategien es gibt und wie Sie den Betrieb während der Umstellung sichern.

Als Legacy-System bezeichnet man eine Software, die noch gebraucht wird, deren Wartung und Weiterentwicklung aber immer schwieriger und teurer wird. Die Ursachen sind meist veraltete Technik, fehlende Dokumentation und fehlendes Wissen: Die ursprünglichen Entwickler sind nicht mehr da, Fachleute für die Programmiersprache sind selten.

Gleichzeitig steckt in diesen Systemen oft jahrelang gewachsenes Prozesswissen. Genau deshalb ist ein einfaches Abschalten und Neuanfangen selten eine gute Idee.

• Kleine Änderungen dauern Wochen und kosten unverhältnismäßig viel.
• Nur noch eine Person oder ein externer Dienstleister versteht das System.
• Es gibt keine Schnittstellen zu anderen Systemen, Daten werden per Hand übertragen.
• Mobile Nutzung oder Zugriff von außen ist nicht möglich.
• Betriebssystem, Datenbank oder Programmiersprache erhalten keine Sicherheitsupdates mehr.
• Mitarbeiter führen Nebenlisten, weil das System ihre Arbeit nicht abbildet.

Listen Sie die Funktionen auf, die tatsächlich genutzt werden, nicht die, die es gibt. In vielen Altsystemen wird ein erheblicher Teil der Funktionen kaum noch verwendet. Gespräche mit den Nutzern und ein Blick in Protokolle zeigen, was wirklich zählt.

Welche Abteilungen, Rollen und externen Partner arbeiten damit? Welche Abläufe hängen davon ab? Diese Übersicht bestimmt später die Reihenfolge der Ablösung.

Welche Datenbestände gibt es, wie gut ist ihre Qualität, welche müssen aus rechtlichen Gründen aufbewahrt werden und welche können gelöscht werden? Die Datenmigration ist oft der aufwendigste Teil einer Ablösung.

Schnittstellen zu ERP, Buchhaltung, Webshop oder Maschinen, auch inoffizielle wie ein nächtlicher Export in eine Excel-Datei. Jede dieser Verbindungen muss in der neuen Lösung weiter funktionieren.

Sicherheitslücken, fehlende Backups, Abhängigkeit von einzelnen Personen oder nicht mehr erhältliche Hardware. Diese Risiken bestimmen, wie dringend die Modernisierung ist.

Neben Lizenzen und Wartung zählen auch versteckte Kosten: Zeit für Umwege, Fehler durch doppelte Eingaben, verlorene Chancen, weil neue Funktionen nicht möglich sind. Erst mit diesen Zahlen lässt sich eine Modernisierung wirtschaftlich bewerten.

Oft ist die beste Lösung eine Kombination: Einzelne Teile bleiben, andere werden gekapselt oder neu gebaut.

Der komplette Austausch an einem Stichtag ist das riskanteste Vorgehen. Bewährt hat sich die schrittweise Ablösung nach dem sogenannten Strangler-Pattern: Neue Module entstehen neben dem Altsystem und übernehmen nach und nach dessen Aufgaben. Beide Systeme laufen eine Zeit lang parallel, bis der alte Teil abgeschaltet werden kann. So bleibt der Betrieb jederzeit stabil, und Ihr Team gewöhnt sich Schritt für Schritt an die neue Lösung.

Die Bestandsaufnahme gelingt am besten gemeinsam mit den Menschen, die täglich mit dem System arbeiten. In Workshops zeigt sich, welche Abläufe wirklich gebraucht werden, welche nur historisch gewachsen sind und wo die neue Lösung besser werden soll. Wie sich Anforderungen danach beherrschbar halten lassen, beschreibt unser Artikel zum Anforderungsmanagement.

Wie wir Altsysteme analysieren und schrittweise ablösen, zeigen wir auf unserer Seite Software modernisieren. Für die Anbindung bestehender Systeme an neue Anwendungen siehe Systemintegration.