E-Learning-Plattform für Unternehmen erstellen: Anforderungen, Ablauf und Budget

Die Entscheidung ist gefallen: Ein Standard-LMS passt nicht zu Ihren Schulungsprozessen, Sie wollen eine eigene E-Learning-Plattform. Jetzt stellen sich die praktischen Fragen. Was muss die Plattform können, wie läuft das Projekt ab und mit welchem Budget sollten Sie rechnen? Dieser Leitfaden beantwortet genau das, damit Sie gut vorbereitet in die Gespräche mit Entwicklungspartnern gehen.

Falls Sie noch abwägen, ob eine eigene Plattform überhaupt die richtige Wahl ist: Den Vergleich von Standard-, Open-Source- und individuellen Lösungen finden Sie in unserem Artikel LMS-Anbieter im Vergleich.

Die meisten Projekte scheitern nicht an der Technik, sondern an unklaren Anforderungen. Die folgenden Punkte sollten Sie vor dem ersten Angebot geklärt haben, zumindest grob.

Wer lernt auf der Plattform: eigene Mitarbeiter, Kunden, Händler oder Partner? Jede Gruppe braucht andere Inhalte, Rechte und oft ein eigenes Erscheinungsbild. Sollen mehrere Firmen oder Standorte getrennt voneinander arbeiten, brauchen Sie eine mandantenfähige Plattform. Das sollte von Anfang an feststehen, weil es die Architektur bestimmt.

Klären Sie, welche Inhalte es schon gibt und in welchem Format. Viele Unternehmen haben Kurse, die mit Autorentools erstellt wurden und als SCORM-Paket vorliegen. Eine neue Plattform sollte SCORM 1.2 und 2004 sowie xAPI unterstützen, damit diese Inhalte weiter nutzbar sind. Dazu kommen Videos, Dokumente, Quizze und oft auch Präsenztermine, die zusammen mit Online-Modulen einen Lernpfad bilden.

Was hinter SCORM, xAPI und cmi5 steckt, erklärt unser Artikel SCORM und xAPI einfach erklärt.

Pflichtunterweisungen, Zertifikate mit Ablaufdatum und automatische Erinnerungen gehören in vielen Branchen dazu. Wenn Sie Schulungen gegenüber Prüfern oder Kunden nachweisen müssen, braucht die Plattform eine lückenlose Protokollierung: wer wann welchen Kurs abgeschlossen hat, mit welchem Ergebnis.

Eine Lernplattform steht selten allein. Typisch sind die Anmeldung über das Firmenkonto (Single Sign-on), der Abgleich von Mitarbeiterdaten mit dem HR-System und die Übergabe von Schulungsnachweisen an andere Systeme. Je früher diese Schnittstellen bekannt sind, desto genauer wird die Kalkulation.

Lernfortschritte und Testergebnisse sind personenbezogene Daten. Die Plattform braucht deshalb ein Rollen- und Rechtekonzept, ein Löschkonzept und einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung mit dem Betreiber. Wir betreiben Lernplattformen auf Servern in Deutschland. Da sich mit einer Lernplattform Leistung und Verhalten von Mitarbeitern auswerten lassen, sollten Sie außerdem den Betriebsrat früh einbinden.

Worauf es beim Datenschutz im Detail ankommt, von der Betriebsvereinbarung bis zum Löschkonzept, zeigt unser Artikel DSGVO-konforme Lernplattform.

Welche Berichte brauchen Führungskräfte und Personalabteilung? Soll die Plattform im eigenen Design erscheinen, etwa als Kundenakademie unter Ihrer Marke? Und sollen Mitarbeiter ohne festen Arbeitsplatz, zum Beispiel in Produktion oder Außendienst, auf dem Smartphone lernen können?

1. Lernkonzept und Discovery: Wen schulen Sie, welche Lernpfade und Nachweise gelten? In dieser Phase klären wir auch ehrlich, ob nicht doch ein Standard-LMS reicht.
2. Konzept, Gestaltung und Architektur: Kurslogik, Rollen, Mandanten, Standards wie SCORM und xAPI sowie die Schnittstellen werden festgelegt und als klickbarer Entwurf sichtbar.
3. Erste produktive Version: Nach 8 bis 12 Wochen steht eine Plattform, auf der Sie Kurse anlegen, Lernende verwalten und den Fortschritt verfolgen. Ihre Nutzer arbeiten früh damit und geben Rückmeldung.
4. Inhalte, Einführung und Anbindung: Bestehende Kurse werden übernommen, Autorentools angebunden und die Plattform mit Single Sign-on, Berichten und automatischen Zertifikaten in Ihre Systemlandschaft eingebunden.
5. Betrieb und Weiterentwicklung: Hosting, Sicherheitsupdates und neue Funktionen. Die Plattform wächst mit Ihren Anforderungen.

Wie das bei Codana im Detail aussieht, beschreiben wir auf unserer Seite LMS individuell entwickeln lassen.

Als Orientierung aus unseren Projekten: Eine individuelle Lernplattform liegt je nach Ausbau zwischen 65.000 € und 220.000 €. Der Aufwand hängt vor allem von diesen Punkten ab:

• Funktionsumfang: von der Verwaltung von Pflichtschulungen bis zu Qualifikationspfaden mit praktischer Prüfung
• Rollen und Mandanten: eine interne Akademie ist einfacher als eine Plattform für viele Kundenfirmen
• Schnittstellen: jede Anbindung an HR-, ERP- oder andere Systeme kostet Aufwand
• Übernahme bestehender Inhalte und Nutzerdaten
• Besondere Anforderungen wie eigene App, KI-gestützte Lernfunktionen oder umfangreiche Auswertungen

Dazu kommen laufende Kosten für Hosting, Wartung und Weiterentwicklung. Im Gegenzug fallen keine Lizenzgebühren pro Nutzer an. Gerade bei vielen Lernenden liegt eine eigene Plattform über mehrere Jahre gerechnet deshalb oft im selben Rahmen wie ein gemietetes System.

• Die Inhalte vergessen: Die beste Plattform nützt nichts ohne gute Kurse. Planen Sie Zeit und Budget für die Erstellung und Überarbeitung von Inhalten ein.
• Zu groß starten: Beginnen Sie mit den Lernpfaden, die den größten Nutzen bringen, und erweitern Sie danach.
• Den Verwaltungsaufwand unterschätzen: Wer legt Kurse an, pflegt Nutzer und wertet aus? Die Plattform sollte so gebaut sein, dass Ihre Fachabteilung das ohne Entwickler schafft.
• Die Lernenden nicht fragen: Testen Sie frühe Versionen mit echten Nutzern, besonders wenn viele von ihnen selten am Computer arbeiten.

Mit DocCase haben wir eine Lernplattform für Medizinstudierende und Ärzte entwickelt. Statt Theorie zu lesen, bearbeiten die Nutzer über 50 realistische Patientenfälle: Sie ordnen Untersuchungen an, sprechen mit KI-gestützten virtuellen Patienten und erhalten nach jedem Fall eine individuelle Rückmeldung. DocCase läuft im Browser und als App für iOS. Mehr dazu in der Referenz DocCase.

Sie wollen Ihre Anforderungen mit uns durchgehen? Auf der Seite LMS individuell entwickeln lassen finden Sie unser Vorgehen, im kostenlosen Erstgespräch klären wir, welcher Umfang für den Start sinnvoll ist.