Digitalisierung kleiner und mittelständischer Unternehmen

Seit einigen Jahren stehen die Chancen und Herausforderungen der Digitalisierung kleiner und mittelständischer Unternehmen (KMU) im Fokus der Debatten von Politik und Wirtschaft. In diesem Zusammenhang wurde der Begriff Digitalisierung oder digitale Transformation häufig in unterschiedlichem Kontext verwendet oder definiert.

Dies fördert bei vielen kleinen und mittelständischen Unternehmen die Unsicherheiten, welche oftmals eng im Zusammenhang mit dem Informationsüberfluss zum Thema Digitalisierung stehen. Um mit dieser Vielfalt an Informationen und den damit verbundenen Herausforderungen umgehen zu können, bedarf es Experten, die sich tagtäglich mit der Digitalisierung kleiner und mittelständischer Unternehmen (KMU) beschäftigen. Allerdings ist diese Expertise nur bei einem geringen Teil der KMU vorhanden. Dies liegt überwiegend an mangelnder IT-Kompetenzen der Beschäftigten und dem Defizit an geeigneten IT-Kräften, welche die digitale Transformation in KMU vorantreiben.

Eines ist jedoch klar – und zwar, dass die Digitalisierung kleiner und mittelständischer Unternehmen in Deutschland dringend nötig ist, um den Anforderungen des globalen Wettbewerbs standhalten zu können. Um die Chancen aufzuzeigen, wie kleine und mittelständische Unternehmen die Herausforderungen der Digitalisierung bewältigen können, decken wir zunächst die wichtigsten Hürden auf, um anschließend Lösungsansätze zu präsentieren.

Um den Begriff der Digitalisierung im Kontext kleiner und mittelständischer Unternehmen einzuordnen, möchten wir zunächst die Eigenschaften darstellen[1].

• Virtualisierung von Prozessen und Produkten: Erstellung materieller Dinge als Dateien (Daten, Datenmodelle, Algorithmen).
• Vernetzung von Menschen und Dingen: Menschen, Produkte und Prozesse werden mit Hilfe von Internettechnologien zu interagierenden Gesamtsystemen verbunden.
• Teilen von Daten: Austausch und gemeinsame Nutzung von Daten und dem dort enthaltenen Wissen zwischen allen Beteiligten. Wissen kann geteilt und mehrfach genutzt werden.

VerschiedeneStudienhaben sich auf die Untersuchung von Herausforderungen bei der Digitalisierung kleiner und mittelständischer Unternehmen konzentriert. Die einflussreichsten Digitalisierungshemmnisse von KMUs sind wie folgt dargestellt:

• Mangelnde IT-Kompetenzen ihrer Beschäftigten
• Datenschutz und -sicherheit
• hohe Investitions- und Betriebskosten
• fehlender wahrgenommener Nutzen
• Komplexität des Themas
• Rechtliche Anforderungen

Vielen Unternehmen steht nicht ausreichend IT-Kompetenzen und Expertise innerhalb des eigenen Unternehmens zur Verfügung. Hieraus resultiert ein Defizit an nötigen Maßnahmen und Strategien, um die Digitalisierung voranzutreiben. Ein Ausbau solcher Kompetenzen durch die Aus- und Weiterbildung von IT-Fachkräften ist jedoch essenziell, um die Anforderungen gesetzliche Regelungen bezüglich der Datensicherheit und Haftungsrisiken zu erfüllen. Dieses Vorhaben ist geht jedoch mit Investitions- und Betriebskosten einher. Für einige Unternehmer ist der Nutzen, welcher aus der Digitalisierung hervorgeht, nur spärlich erkennbar. Daher ist es wichtig den konkreten Mehrwert aufzuzeigen. Dies kann unter anderem durch die Verdeutlichung des Einsparpotenzials sowie Best Practice-Beispielen erfolgen. Hierfür bedarf es aufgrund der hohen Komplexität des Themas wiederum Experten, die sich der Digitalisierung kleiner und mittelständischer Unternehmen annehmen, um mit ihnen gemeinsam eine Vision zu entwickeln, die Hemmnisse zu beseitigen und die Herausforderungen zu meistern.

Digitale Arbeitsplätze und die darin eingebetteten Kommunikations- und Informationstechnologien können außerdem dazu beitragen, dass ganze Arbeitsprozesse optimiert und automatisiert werden können, woraus die Effizienz gesteigert und Kosten gesenkt werden können. Die daraus resultierenden zusätzlichen Mittel könnten anschließend für neue Projekte, die Rekrutierung von IT-Experten oder weitere Digitalisierungsmaßnahmen eingesetzt werden[2].

Die Komplexität, die mit der Digitalisierung einhergeht, ruft zum Einsatz geeigneter Maßnahmen und Strategien auf, um von den Chancen profitieren zu können. Hierfür sollten einige Aspekte und Phasen berücksichtigt und vollzogen werden, um die Mehrwerte wie das Einsparpotenzial und den erkennbaren Nutzen zu verdeutlichen.

Welche Aspekte und Rollen im Rahmen der Digitalisierungsstrategie einbezogen werden sollten, präsentieren wir Ihnen in der folgenden Abbildung.

Die Stratgie spiegelt im Gesamtprozess für die Digitalisierung jedoch nur eine Phase wieder. Daher haben wir im folgenden Kapiteln den ganzheitlichen Prozess nochmals für Sie dargestellt und beschrieben.

Um eine erfolgreiche und nachhaltige Umsetzung der Digitalisierung in kleinen und mittelständischen Unternehmen unter Berücksichtigung der Chancen und Herausforderungen zu garantieren, empfehlen wir die Vorgehensweise anhand der Schritte des nachfolgenden Prozessmodells.

In der initialen Phase der Digitalisierung Ihres kleinen und mittelständischen Unternehmens sollten Überlegungen stattfinden, wie das Projekt in die Realität umgesetzt werden kann. Überprüfen Sie Ihre aktuellen Prozesse und machen Sie sich Gedanken über die Zukunft und die Vision Ihres Unternehmens, Ihrer Produkte und Dienstleistungen.

Im Rahmen der Entwicklung einer angemessenen Strategie sollten Sie die Verantwortlichen Rollen einbeziehen und das vorhandene Budget festlegen. Im vorherigen Kapitel haben wir zu berücksichtigende Aspekte einer Strategie für die Digitalisierung kleiner und mittelständiger Unternehmen bereits aufgezeigt.

Anschließend ist eine Beurteilung notwendig, wie reif Ihr Unternehmen für die Umsetzung der Digitalisierungsmaßnahmen ist und ob zunächst weitere Anforderungen erfüllt werden müssen, bevor der Digitalisierungsprozess beginnt. In dieser Phase können auch gesetzliche Anforderungen eine wichtige Rolle spielen.

Planen Sie mit Hilfe einer Roadmap die Meilensteine und Phasen, die notwendig sind, um die Digitalisierung Ihres Unternehmens voranzutreiben. Legen Sie Aufgabenpakete fest sowie einen Zeitrahmen für deren Erfüllung und weisen Sie diese den Verantwortlichen Personen oder Rollen zu.

Überprüfen Sie, welche Technologien die digitale Transformation fördern können und wie man diese einführen kann. Beziehen Sie hierfür bestenfalls Ihre IT-Experten oder externe Berater ein, um den Status Quo und den Zielzustand der IT-Infrastruktur zu definieren.

Um eine Evaluierung und Bewertung des Erfolgs der Digitalisierung vornehmen zu können, können erste Konzepte prototypisch getestet werden. Viele Unternehmen führen hierfür Pilotprojekte ein und testen digitalisierte und automatisierte Prozesse innerhalb einer Abteilung oder eines so genannten Pilotprojektes. Ist dieses erfolgreich, können weitere Pilotprojekte in anderen Abteilungen stattfinden. Dies ermöglicht eine schrittweise Umsetzung der Digitalisierung. Laufen die Prozesse, Maßnahmen und Strategien wie geplant, können diese Unternehmensweit ausgerollt werden.